OK

Při poskytování služeb nám pomáhají soubory cookie. Používáním našich služeb vyjadřujete souhlas s naším používáním souborů cookie. Více informací

 Základy telefonování, psaní e-mailů

 Alka Hájková. VIPosobnosti.eu

Komunikaci bez telefonu, ale ani mailů a dopisů si v dnešní době neumíme vůbec představit. Přesto, že díky  těmto technickým vymoženostem můžeme být mezi sebou ve spojení doslova na „každém kroku“,  měli bychom i tady dodržovat určitá pravidla.

Pro středoškoláky je jedním z prvních „ pracovních“ kontaktů  napsání aplikačního dopisu a životopisu, ve kterém chceme sdělit, nejen svoje údaje o dosaženém vzdělání, ale i důvod, proč se právě zajímáme o tuto pozici a proč jsme oslovili právě tuto firmu. I když na druhou stranu, pokud někdo hledá práci ihned po škole a nehlásí se právě na místo generálního nebo obchodního ředitele,, dá se předpokládat, že nejen, že dopis vč. CV nebude obsáhlý, ale žádostí sám rozešle třeba 30 a na každý inzerát odpovídá  třeba 100 adeptů.

Je důležité si dávat pozor na to, jestli se  jedná-li se o firmu /hotel/ mezinárodní a zaslat tak svůj dopis nebo CV nejen v jazyce českém, ale i takovém, které právě daná organizace požaduje. Pro tuto příležitost je dobré mít své CV spolu s aplikačním dopisem napsané ve dvou jazycích se stejnou grafickou úpravou a obsahem.

Telefonování

Jedním z prvních kontaktů, je telefonování. I tady vzbuzujete svůj první dojem.

Zásadně se představujeme, a to jak jménem, tak v zaměstnání názvem firmy ,  proto, aby dotyčný věděl,s kým mluví. Představujme se zřetelně a příjemně.  Často máme pocit, že se na druhém konci ozval automat místo recepční nebo telefonistky. Proto, abychom si nepletli telefonistku s automatem je dobré vnést do hovoru osobní tón. Ne ale tón familiérní s otázkami typu: „Co mu chcete“? Tento způsob otázky působí vlezle a neslušně. Pokud není ten, s kým chcete hovořit momentálně k zastižení, můžete se volajícího optat, jestli  můžete nějak pomoci nebo nabídnout, že zanecháte vzkaz či zavoláte zpět, až to bude možné.

Již podle tónu hlasu a způsobu našeho hovoru si ten, kdo je na druhém konci telefonu  udělá o nás  obrázek. Následovat by měla otázka, zda-li nerušíme /nevoláme nevhod/, pokud ano, omluvíme se a domluvíme si jiný, vhodnější čas. Pokud se ujistíme, že nerušíme, přejděme rovnou k věci.

Ptejte se jasně, stručně, mluvte pokud možno bez pomlk, případně si to, na co se chcete poptat napište v bodech na papír.

Tady  dotyčného oslovujte jménem, titulem nebo funkcí se správně skloněným příjmením. Velkou radost hlavně v pracovním styku uděláme volajícímu tím, že si  zapamatujeme jeho jméno /v případě, že už někdy volal/ a do telefonu řekneme: „Ano, já si Vám pamatuji, pane Nováku.“ Abychom ještě před přepojením na dotyčnou osobu nezapomněli jméno volajícího-není nic trapnějšího, můžeme se pro jistotu optat na jméno-firmu ještě jednou nebo si ho  napsat . Rovněž nenecháme dotyčného viset na drátě, ale informujeme ho o tom, že na druhém konci se hovoří nebo že volaný není momentálně k zastižení.

Při hovoru si dáváme pozor na rychlost slovního projevu, nemluvíme ani příliš rychle ani neděláme dlouhé pomlky, abychom nezdržovali ani volajícího ani sebe, u obchodních telefonů bychom měli mít na papíře připravené body, o kterých chceme hovořit .  Důležité informace si zapisujeme.

Vyhneme se tak  dalším zbytečným telefonátům a tomu, abychom působili neprofesionálně. Pokud někdo hovoří delší dobu, není dobré se úplně odmlčet, ale občas použít slova jako“ Aha“, „ano“…

Vrchol neslušnosti je během telefonního rozhovoru si povídat ještě s někým jiným, kdo je v místnosti a neustále „odskakovat“ od hovoru. Těmto chybám bychom se měli vyhnout,

zvláště v dnešní době, kdy jsou telefony drahé a to jak u nás, tak mezinárodní. Protože dnes můžeme bez problémů komunikovat z celým světem, musíme si uvědomit, že čas je  v různých zemích odlišný, a tak volíme tu nejvhodnější dobu ne pro nás, ale pro volajícího.

I když nás čeká nepříjemný rozhovor měli bychom zachovat slušnost. Také nikdy nemůžeme vědět, kdo nás poslouchá, a tak dáváme pozor o čem a s kým hovoříme.

Důležité je i to, jak dlouho telefonujeme. Vycítíme-li, že na druhém konci by dotyčný hovor rád ukončil, přizpůsobíme se a nesnažíme se hovor protahovat zbytečnými otázkami. Dále pak může hovor ukončit žena, osoba významnější nebo nadřízený.

Nikdy se nesmíme zapomenout rozloučit event . poděkovat za rozhovor.  V případě, že je hovor přerušen, ozývá se opět volající. Často se dovoláme na záznamník nebo do hlasové schránky. Je zdvořilé nechat vzkaz, a to se jménem a důvodem, proč  voláme. Můžeme samozřejmě požádat, aby nám dotyčný zavolal zpět.V případě, že ale  potřebujeme něco my, je na nás, abychom se znovu ozvali.

Např. u  lékaře nebo v některých dalších institucích je používání mobilních telefonů zakázané. Je slušností tato přání respektovat, ať už si o tom myslíme cokoliv. Ne všude jsou na naše rozhovory zvědavý. Když už ale musíme volat, můžeme si mobilní telefon přepnout do „tichého režimu“ a  poodejít stranou. Hovořit bychom  měli co nejméně nahlas a nerušit okolí.

Psaní e-mailů

I písemná forma obsahuje určitá pravidla. V dnešní době jsme všichni zahlceni korespondencí, proto by měl být náš písemný projev co nejkratší-nejstručnější. Vyhneme se tak tomu, že si adresát naši poštu nepřečte nebo nedočte do konce.

U dopisu jak  na obálce nebo v záhlaví  rozlišujeme, jestli píšeme  firmě nebo konkrétní osobě.

Pokud se jedná o konkrétní osobu, uvádíme její jméno  na prvním místě, potom následuje funkce, název firmy a adresa. V tomto případě, může obálku otevřít  osoba, které je dopis adresován.  V praxi se však stává, že ředitel má se sekretářkou domluvu, že může otevírat veškerou poštu, proto si dejte pozor na důvěrná sdělení.

V případě, že píšeme na první místo název firmy, může být dopis otevřen např. buďto na recepci nebo v podatelně.

To, jak a co píšeme, jaký typ a velikost písma používáme či zda používáme věty holé nebo souvětí velmi mnoho vypovídá o naší osobě. Abychom  si nezkazili  náš první dojem, měl by být náš text předem jasně promyšlený a dobře graficky upravený. Ani tady  nezapomeneme dotyčného oslovit-a sklonit jeho  jméno. Správně tedy napíšeme : „Vážený pane Nováku, pane předsedo…“.

Pokud se jedná o tzv. nevyžádaný e-mail, dopis, hned  na začátku se omluvíme a vysvětlíme, proč dotyčného oslovujeme. V případě, že adresáta neznáme nebo s ní korespondujeme pouze pracovně , vyhýbáme se jakýmkoliv důvěrnostem, žoviálnostem, rádoby vtipným obrázkům nebo smailíkům.

I elektronická pošta většinou mívá svého konkrétního adresáta a proto by ji měl otvírat pouze ten, komu je určena. Ani zde se nerozepisujeme tak, aby dotyčný na konci nevěděl, co bylo na začátku. Píšeme pouze úvodní text a vše podstatné posíláme v přílohách.

Reklama

Pozvánka

Praha v čase vánočním

Najdete nás


Partner VIP 


2012-2017Jakékoliv užití obsahu včetně převzetí, šíření či dalšího zpřístupňování článků a fotografií bez souhlasu vydavatele Společenské a mediální agentury VIP osobnosti je zakázáno