OK

Při poskytování služeb nám pomáhají soubory cookie. Používáním našich služeb vyjadřujete souhlas s naším používáním souborů cookie. Více informací

 Základy telefonování, psaní e-mailů

VIPosobnosti.cz/Společenské vystupování

e mail

Komunikaci bez telefonu, ale ani mailů a dopisů si v dnešní době neumíme vůbec představit. Přesto, že díky  těmto technickým vymoženostem můžeme být mezi sebou ve spojení doslova na „každém kroku“,  měli bychom i tady dodržovat určitá pravidla.

Pro středoškoláky je jedním z prvních „ pracovních“ kontaktů  napsání aplikačního dopisu a životopisu, ve kterém chceme sdělit, nejen svoje údaje o dosaženém vzdělání, ale i důvod, proč se právě zajímáme o tuto pozici a proč jsme oslovili právě tuto firmu. I když na druhou stranu, pokud někdo hledá práci ihned po škole a nehlásí se právě na místo generálního nebo obchodního ředitele,, dá se předpokládat, že nejen, že dopis vč. CV nebude obsáhlý, ale žádostí sám rozešle třeba 30 a na každý inzerát odpovídá  třeba 100 adeptů.

Je důležité si dávat pozor na to, jestli se  jedná-li se o firmu /hotel/ mezinárodní a zaslat tak svůj dopis nebo CV nejen v jazyce českém, ale i takovém, které právě daná organizace požaduje. Pro tuto příležitost je dobré mít své CV spolu s aplikačním dopisem napsané ve dvou jazycích se stejnou grafickou úpravou a obsahem.

Telefonování

Jedním z prvních kontaktů, je telefonování. I tady vzbuzujete svůj první dojem.

Zásadně se představujeme, a to jak jménem, tak v zaměstnání názvem firmy ,  proto, aby dotyčný věděl,s kým mluví. Představujme se zřetelně a příjemně.  Často máme pocit, že se na druhém konci ozval automat místo recepční nebo telefonistky. Proto, abychom si nepletli telefonistku s automatem je dobré vnést do hovoru osobní tón. Ne ale tón familiérní s otázkami typu: „Co mu chcete“? Tento způsob otázky působí vlezle a neslušně. Pokud není ten, s kým chcete hovořit momentálně k zastižení, můžete se volajícího optat, jestli  můžete nějak pomoci nebo nabídnout, že zanecháte vzkaz či zavoláte zpět, až to bude možné.

Již podle tónu hlasu a způsobu našeho hovoru si ten, kdo je na druhém konci telefonu  udělá o nás  obrázek. Následovat by měla otázka, zda-li nerušíme /nevoláme nevhod/, pokud ano, omluvíme se a domluvíme si jiný, vhodnější čas. Pokud se ujistíme, že nerušíme, přejděme rovnou k věci.

Ptejte se jasně, stručně, mluvte pokud možno bez pomlk, případně si to, na co se chcete poptat napište v bodech na papír.

Tady  dotyčného oslovujte jménem, titulem nebo funkcí se správně skloněným příjmením. Velkou radost hlavně v pracovním styku uděláme volajícímu tím, že si  zapamatujeme jeho jméno /v případě, že už někdy volal/ a do telefonu řekneme: „Ano, já si Vám pamatuji, pane Nováku.“ Abychom ještě před přepojením na dotyčnou osobu nezapomněli jméno volajícího-není nic trapnějšího, můžeme se pro jistotu optat na jméno-firmu ještě jednou nebo si ho  napsat . Rovněž nenecháme dotyčného viset na drátě, ale informujeme ho o tom, že na druhém konci se hovoří nebo že volaný není momentálně k zastižení.

Při hovoru si dáváme pozor na rychlost slovního projevu, nemluvíme ani příliš rychle ani neděláme dlouhé pomlky, abychom nezdržovali ani volajícího ani sebe, u obchodních telefonů bychom měli mít na papíře připravené body, o kterých chceme hovořit .  Důležité informace si zapisujeme.

Vyhneme se tak  dalším zbytečným telefonátům a tomu, abychom působili neprofesionálně. Pokud někdo hovoří delší dobu, není dobré se úplně odmlčet, ale občas použít slova jako“ Aha“, „ano“…

Vrchol neslušnosti je během telefonního rozhovoru si povídat ještě s někým jiným, kdo je v místnosti a neustále „odskakovat“ od hovoru. Těmto chybám bychom se měli vyhnout,

zvláště v dnešní době, kdy jsou telefony drahé a to jak u nás, tak mezinárodní. Protože dnes můžeme bez problémů komunikovat z celým světem, musíme si uvědomit, že čas je  v různých zemích odlišný, a tak volíme tu nejvhodnější dobu ne pro nás, ale pro volajícího.

I když nás čeká nepříjemný rozhovor měli bychom zachovat slušnost. Také nikdy nemůžeme vědět, kdo nás poslouchá, a tak dáváme pozor o čem a s kým hovoříme.

Důležité je i to, jak dlouho telefonujeme. Vycítíme-li, že na druhém konci by dotyčný hovor rád ukončil, přizpůsobíme se a nesnažíme se hovor protahovat zbytečnými otázkami. Dále pak může hovor ukončit žena, osoba významnější nebo nadřízený.

Nikdy se nesmíme zapomenout rozloučit event . poděkovat za rozhovor.  V případě, že je hovor přerušen, ozývá se opět volající. Často se dovoláme na záznamník nebo do hlasové schránky. Je zdvořilé nechat vzkaz, a to se jménem a důvodem, proč  voláme. Můžeme samozřejmě požádat, aby nám dotyčný zavolal zpět.V případě, že ale  potřebujeme něco my, je na nás, abychom se znovu ozvali.

Např. u  lékaře nebo v některých dalších institucích je používání mobilních telefonů zakázané. Je slušností tato přání respektovat, ať už si o tom myslíme cokoliv. Ne všude jsou na naše rozhovory zvědavý. Když už ale musíme volat, můžeme si mobilní telefon přepnout do „tichého režimu“ a  poodejít stranou. Hovořit bychom  měli co nejméně nahlas a nerušit okolí.

Psaní e-mailů

I písemná forma obsahuje určitá pravidla. V dnešní době jsme všichni zahlceni korespondencí, proto by měl být náš písemný projev co nejkratší-nejstručnější. Vyhneme se tak tomu, že si adresát naši poštu nepřečte nebo nedočte do konce.

U dopisu jak  na obálce nebo v záhlaví  rozlišujeme, jestli píšeme  firmě nebo konkrétní osobě.

Pokud se jedná o konkrétní osobu, uvádíme její jméno  na prvním místě, potom následuje funkce, název firmy a adresa. V tomto případě, může obálku otevřít  osoba, které je dopis adresován.  V praxi se však stává, že ředitel má se sekretářkou domluvu, že může otevírat veškerou poštu, proto si dejte pozor na důvěrná sdělení.

V případě, že píšeme na první místo název firmy, může být dopis otevřen např. buďto na recepci nebo v podatelně.

To, jak a co píšeme, jaký typ a velikost písma používáme či zda používáme věty holé nebo souvětí velmi mnoho vypovídá o naší osobě. Abychom  si nezkazili  náš první dojem, měl by být náš text předem jasně promyšlený a dobře graficky upravený. Ani tady  nezapomeneme dotyčného oslovit-a sklonit jeho  jméno. Správně tedy napíšeme : „Vážený pane Nováku, pane předsedo…“.

Pokud se jedná o tzv. nevyžádaný e-mail, dopis, hned  na začátku se omluvíme a vysvětlíme, proč dotyčného oslovujeme. V případě, že adresáta neznáme nebo s ní korespondujeme pouze pracovně , vyhýbáme se jakýmkoliv důvěrnostem, žoviálnostem, rádoby vtipným obrázkům nebo smailíkům.

I elektronická pošta většinou mívá svého konkrétního adresáta a proto by ji měl otvírat pouze ten, komu je určena. Ani zde se nerozepisujeme tak, aby dotyčný na konci nevěděl, co bylo na začátku. Píšeme pouze úvodní text a vše podstatné posíláme v přílohách.

Zajímá vás víc? Podívejte se na kouzlouspechu.cz

 Alka Hájková.

Podívejte se

Kouzlo úspěchu

Kouzlo úspěchu knihy 

VIP OSOBNOSTI TV

VIP TV

Více

KNIHY

Tanec mezi Mistry Alka Hájková

Více

Reklama

Saint Tropez cukrárna